Studentbostäder i Norden - Integritetspolicy
Senast uppdaterad:2024-05-07 . Tidigare version: 2022-12-30
1. Policy
Studentbostäder i Norden AB (”Studentbostäder”), organisationsnummer 556715-7929, med adress Kungsgatan 47A 753 21 Uppsala, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter bolaget behandlar. Studentbostäder värnar om den personliga integriteten och är därför mån om att alltid skydda personuppgifter på lämpligt sätt och följa alla vid var tid gällande regelverk avseende dataskydd. Genom denna integritetspolicy vill Studentbostäder informera dig om hur personuppgifter behandlas av Studentbostäder.
Vissa sidor på vår webbplats innehåller länkar till hemsidor från tredje part. Studentbostäder är inte ansvarigt för deras verksamhet eller information. Användare som skickar information till eller genom dessa tredjepartswebbplatser bör därför granska respektive hemsidas personuppgiftspolicy innan personuppgifter lämnas ut.
2. Personuppgifter som samlas in av Studentbostäder
Studentbostäder samlar in och behandlar personuppgifter i samband med att du lämnar en intresseanmälan för en ledig lokal, lägenhet, parkeringsplats eller liknande, när du ställer dig i Studentbostäders bostadskö, när du ingår avtal med Studentbostäder, deltar i Studentbostäders evenemang eller när du på annat sätt kommunicerar med Studentbostäder. Personuppgifter samlas också in i samband med att du besöker vår hemsida. Personuppgifter kan samlas in från andra källor såsom t.ex. bostadsförmedlingar, SPAR, Skatteverket eller från allmänt tillgängliga register.
Exempel på kategorier av personuppgifter som samlas in och behandlas av Studentbostäder omfattar namn, personnummer, postadress, telefonnummer, e-postadress, IP-adress, inkomstuppgift, information från anställningsavtal, antagningsbesked, registreringsintyg, referenser, information om webbläsare och enhet, information från serverloggfiler, information insamlad genom cookies, pixeltaggar och annan teknologi och information om applikationsanvändning, bilder eller videor samt bildmaterial från kamerabevakning och loggar med telefonnummer ur vårt passagesystem.
3. Hur och varför Studentbostäder behandlar dina personuppgifter
Personuppgifterna behandlas för att bedriva Studentbostäders verksamhet, administrera avtal och fullgöra skyldigheter som hyresvärd i förhållande till dig som hyresgäst, bostadssökande eller leverantör till oss. Under hyresförhållandet behandlas personuppgifter exempelvis vid tillhandahållande av tjänster, hyresavisering, betalningshantering, bokning av tvättstuga, hantering av felanmälan, för att förbättra säkerheten och tryggheten för alla som vistas i våra fastigheter, sammanställning av förbrukning av el och/eller vatten/värme som underlag, hyresförhandling, upprättande av besiktningsprotokoll, utskick av nyhetsbrev och annan information och i samband med marknadsföring av Studentbostäders serviceutbud genom publicering på vår hemsida, i vårt marknadsföringsmaterial eller publicering på sociala medieplattformar.
Den rättsliga grunden för Studentbostäders behandling av dina personuppgifter är för att fullgöra och administrera hyresavtal, uppfylla lagkrav eller tillvarata ett rättsligt anspråk vid exempelvis sen eller utebliven hyresbetalning, störning eller vid uppkomna skador i fastigheten. Personuppgifter kan även behandlas med stöd av en intresseavvägning, exempelvis för att Studentbostäder ska kunna effektivisera, förbättra och anpassa Studentbostäders tjänster samt säkerställa lägenhetens skick och underhåll samt för att förbättra säkerheten och tryggheten för alla som vistas i våra fastigheter. Studentbostäder kan också ha ett ha ett berättigat intresse att göra informationsutskick till hyresgäster eller att genom samarbetspartner erbjuda tjänster.
När du anmäler intresse eller ställer dig i kö till våra bostäder samlar vi in och behandlar dina personuppgifter såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter och intresseobjekt/kö. Den rättsliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse att administrera ett kösystem samt att inhämta information om bostadssökande för att förmedla bostäder inom uthyrningsverksamhet. Vi får personuppgifterna direkt från dig. Uppgifterna ligger kvar så länge din intresseanmälan kvarstår eller du står i kö. Om du önskar att återta din intresseanmälan eller köplats kan du begära att vi raderar dina personuppgifter, se vidare i avsnittet Dina rättigheter.
Du som är mellan 13 år och 18 år kan också anmäla intresse och ställa dig i vår bostadskö. Vid behandlingen av dina personuppgifter är vi extra varsamma då barns personuppgifter kräver särskilt skydd. Vid behandling av dina personuppgifter använder vi inte avtal som rättslig grund. Den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är i stället en intresseavvägning där vi har gjort bedömningen att vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter för att kunna administrera din intresseanmälan eller köplats väger tyngre än ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade.
När du deltar vid våra evenemang samlar vi in och behandlar dina personuppgifter såsom namn och kontaktuppgifter samt bilder tagna vid sådana evenemang. Den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke som i förväg inhämtas i samband med anmälan, vilket samtycke när som helst kan återkallas av den som lämnat det.
4. Vilka vi delar dina personuppgifter med
Studentbostäder kan för ovan angivna ändamål komma att överföra dina personuppgifter till berörda myndigheter, till andra bolag inom Studentbostäders koncern, till företag som Studentbostäder gör affärer med eller till företag som tillhandahåller tjänster till Studentbostäder. Personuppgifter kan komma att överföras exempelvis när en entreprenör anlitas för att utföra en reparation i den förhyrda lägenheten, vid inkassohantering eller vid service av Studentbostäders tillhandahållna system för bredband eller el. Studentbostäder kan även med stöd av ditt godkännande komma att överföra dina personuppgifter till tredje parter som är självständigt personuppgiftsansvariga. När dina personuppgifter överförs till ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets personuppgiftspolicy vid deras hantering av dina personuppgifter. Personuppgifter kan också komma att överföras vid ett eventuellt förvärv av hela eller delar av Studentbostäders verksamhet.
5. Överföringar utanför EU/EES
Vi behandlar som utgångspunkt endast dina personuppgifter inom EU/EES. Om Studentbostäder har en leverantör eller affärspartner i ett land utanför EU/EES kan dina personuppgifter komma att överföras till dessa. Studentbostäder kommer i varje sådant fall att vidta lämpliga skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter. Överföringen kommer endast att ske i enlighet med gällande lagstiftning och kräver att landet i fråga har en adekvat skyddsnivå eller att det finns annan tillräcklig skyddsåtgärd som innebär att överföringen är lagenlig. Det innebär att överföringen kan grundas på exempelvis EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler med kompletterande säkerhetsåtgärder. Du kan när som helst efterfråga ytterligare information om sådan överföring och de skyddsåtgärder som Studentbostäder vidtar.
6. Hur länge vi sparar dina personuppgifter
Studentbostäder sparar personuppgifter under den tid det finns en affärs- eller kundmässig relation med dig eller så länge som det annars är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen eller så länge det föreligger skyldighet att spara uppgifterna enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut. Studentbostäder har exempelvis en rättslig skyldighet att spara hyresavtal, hyresfordringar, beslut från socialnämnd och studieintyg. Vidare kommer personuppgifter i bokföringsmaterial (t.ex. betalningar) att sparas i sju år inklusive innevarande år för att vi har en rättslig skyldighet till det. Studentbostäder tillämpar dock en strikt retentionspolicy, vilket innebär att personuppgifter från t.ex. kamerabevakning eller passagesystem sparas under en begränsad tid enligt tillämpliga lagar och riktlinjer. Efter den angivna lagringstiden kommer materialet att raderas eller arkiveras för framtida referens. Du kan när som helst avanmäla dig från prenumerationer på nyhetsbrev och liknande och dina uppgifter kommer då inte längre att sparas för detta ändamål.
7. Känsliga personuppgifter
Om det skulle förekomma känsliga personuppgifter om dig hos oss är grunden för detta antingen att vi behöver uppgifterna för att tillvarata ett rättsligt anspråk eller att du har lämnat ditt samtycke till att vi behandlar uppgifterna. Ett exempel är att vi kan behöva spara uppgifter om bostadsanpassning, vilket kan vara en indirekt uppgift om hälsa och därmed en känslig uppgift
8. Dina rättigheter
Rätt att få information raderad: Du kan begära att de personuppgifter vi behandlar om dig ska raderas om du anser att uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in. Efter din begäran raderas personuppgifterna utan dröjsmål. I vissa fall har vi dock ingen möjlighet att radera dina personuppgifter, vilket kan bero på att uppgifterna antingen fortfarande är nödvändiga att behandla för det syfte för vilket de blev insamlade, att vårt intresse att fortsätta behandla uppgifterna väger tyngre än ditt intresse att få dem raderade, eller för att det finns ett lagstadgat krav för oss att behålla dem.
Rätt att bli informerad: Du har rätt att bli informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter, vilket vi gör genom denna integritetspolicy samt genom att svara på eventuella frågor från dig.
Rätt att få tillgång till dina personuppgifter: Du har rätt att bli informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du vill veta vilka uppgifter vi behandlar om dig kan du begära att få tillgång till dem, genom att kontakta oss via info@sbsstudent.se.
Rätt till dataportabilitet: Du har rätt att begära en kopia över de personuppgifter vi har om dig i ett maskinläsbart format för att du ska kunna flytta dina personuppgifter till en annan mottagare.
Rätt till rättelse: För den händelse att du anser att någon uppgift om dig är felaktig kan du begära att uppgifterna rättas. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga uppgifter.
Rätt till begränsning: I vissa särskilda fall kan du ha rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du t.ex. har begärt mrättelse av inkorrekta uppgifter kan du begära att behandlingen begränsas under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Om vår behandling av dina personuppgifter skulle vara olaglig och du motsätter dig radering av uppgifterna kan du i stället begära att uppgifterna begränsas. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära att vi inte raderar dina uppgifter. Vid en begränsning markeras uppgifterna så att de bara får behandlas för vissa syften. När en begränsning upphör informerar vi dig.
Rätt att invända: Du kan invända mot vår behandling som sker baserat på berättigat intresse (intresseavvägning). Du kan också alltid invända mot att vi använder dina personuppgifter för direktmarknadsföring. När du meddelar oss att du inte längre vill få direktmarknadsföring från oss, kommer vi att stänga av marknadsföringen och alltså sluta marknadsföra till dig.
Rätt att återkalla samtycke: I de fall där vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke eller uttryckliga samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer vi att sluta med behandlingen.
Rätt att lämna in klagomål: Om du vill utöva några av dina rättigheter eller har några frågor angående Studentbostäders behandling av personuppgifter kan du kontakta Studentbostäder här:
Studentbostäder i Norden AB Kungsgatan 47A
753 21 Uppsala
info@sbsstudent.se
Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du även rätt att vända dig till en behörig tillsynsmyndighet. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se.